Co to jest karta obiegowa studenta (obiegówka)?

Karta obiegowa to dokument, który należy wypełnić i oddać przed zakończeniem współpracy z uczelnią. Na karcie obiegowej - zwanej popularnie przez studentów “obiegówką”, powinny się znaleźć najważniejsze informacje potwierdzające, że student uregulował wszystkie zobowiązania w stosunku do swojej Alma mater. To sposób na tzw. rozliczenie się z uczelnią, dlatego karta obiegowa musi być wypełniona przed odbiorem dyplomu lub przed skreśleniem z listy studentów. Taki dokument można złożyć fizycznie lub elektronicznie w zależności od opcji oferowanych przez placówkę. Dlaczego to takie istotne, by “rozliczyć” się z uczelnią? I co jeszcze warto wiedzieć o karcie obiegowej studenta?

Co to jest karta obiegowa studenta (obiegówka)?

Kartę obiegową studenta trzeba wypełnić, jeśli student planuje przenieść się na inną uczelnię, zrezygnować z aktualnej uczelni lub po prostu kończy studia i nie będzie już kontynuował edukacji w danej placówce. Dlatego tak istotne jest, aby przed zakończeniem studiów wywiązać się ze wszystkich swoich obowiązków. A tych jest kilka!

Obowiązki studenta związane z obiegówką

W ramach tego dokumentu student musi zdobyć szereg podpisów, które będą poświadczały, że nie ma on już żadnych zobowiązań - zarówno fizycznych, jak i finansowych, względem: biblioteki uczelni, praktyk studenckich, osiedla studenckiego i pracowni związanych z uczelnią, oraz że nie posiada żadnego sprzętu, który należy do placówki. Prościej mówiąc - karta obiega ma służyć potwierdzeniu, że wykonałeś wszystkie swoje obowiązki, jesteś w pełni rozliczony z uczelnią i nie zalegasz z żadnymi opłatami, zwrotami czy dokumentacją.

Poza podpisami na takim dokumencie powinny znaleźć się również takie dane osobowe jak:

• imię i nazwisko,
• adres,
• numer telefon,
• adres e-mail studenta,
• nazwa wydziału,
• lata studiów,
• numer indeksu,
• numer grupy,
• data egzaminu dyplomowego.

Po zebraniu wszystkich podpisów kartę obiegową trzeba oddać w dziekanacie, a dla bezpieczeństwa warto zrobić sobie jej kopię lub poprosić pracownika dziekanatu o pisemne potwierdzenie, że danego dnia otrzymał kompletną obiegówkę.

Czy karta obiegowa jest obowiązkowa na studiach?

Karta obiegowa studenta jest obowiązkowa na studiach, ponieważ bez niej nie można odebrać dyplomu oraz nie można zostać skreślonym z listy studentów. Ponadto taka karta musi być właściwie wypełniona, a jeśli choć jeden podmiot nie podpisze dokumentu lub wskaże na nieprawidłowości czy zaległości w płatnościach, to taka karta obiegowa nie zostanie zaakceptowana przez Dziekanat. Co można wtedy zrobić?

Co w przypadku, gdy Dziekanat nie zaakceptuje obiegówki?

Wówczas student powinien skontaktować się z danym działem, by uregulować ewentualne zaległości lub zdać sprzęt, bądź książki wypożyczone z biblioteki. Niektóre uczelnie do kart obiegowych dołączają również badanie satysfakcji oraz oferują możliwość udziału w badaniu losów absolwentów. Takie dodatkowe opcje zazwyczaj nie są obowiązkowe, ale warto je rozważyć, by przyczynić się do ulepszenia systemu edukacji w danej placówce.

Jak otrzymać kartę obiegową studenta?

Kartę obiegową studenta powinna otrzymać każda osoba, która właśnie ukończyła studia i zgłosiła się obrony dyplomu lub przedłożyła pismo, że chce być skreślona z listy studentów. Najczęściej obiegówki wydawane są przez pracowników dziekanatu, niekiedy można je również wydrukować na przykład w dedykowanym Centrum Obsługi Studenta. Coraz częściej można się też spotkać z elektroniczną formą obiegówki, a e-karta jest dostępna po zalogowaniu się do właściwego systemu, np. w przypadku Uniwersytetu Wirtualnej Edukacji jest to CloudA™. Forma elektroniczna obiegówki jest bardzo wygodna, ponieważ system powiadomi studenta o wystawieniu dokumentu oraz o jego statusie. Natomiast w przypadku papierowej wersji obiegówki student będzie musiał zarezerwować sobie odpowiednią ilość czasu, aby odwiedzić wszystkie wskazane w dokumencie instytucje i zebrać stosowne podpisy. Dlatego na ten cel warto przeznaczyć co najmniej kilka dni. Wcześniej można też telefonicznie ustalić, w jakich godzinach dany dział jest czynny i co trzeba będzie zrobić, aby otrzymać podpis.

Podsumowanie: Karta obiegowa na studiach

Karta obiegowa studenta to dokument przeznaczony dla studentów opuszczających daną uczelnię, a w każdej szkole wyższej może on wyglądać odrobinę inaczej. Wypełnienie karty obiegowej w zależności od tego, jak bardzo rozbudowana pod względem strukturalnym jest dana uczelnia, może zająć od jednego do kilku dni i zwykle jest tylko formalnością. Ponieważ nawet jeśli student ma pewne zaległości, to będzie mógł od razu je uregulować, a wówczas szybko otrzyma wymagane podpisy.

Pozostałe rodzaje obiegówek – gdzie je spotkamy?

Karta obiegowa nie jest dokumentem ograniczonym jedynie do środowiska akademickiego. W różnych instytucjach i miejscach pracy również funkcjonują obiegówki, które mają na celu potwierdzenie, że dana osoba dopełniła wszystkich formalności przed zakończeniem współpracy lub opuszczeniem instytucji. Oto kilka przykładów obiegówek, które można spotkać w innych obszarach życia zawodowego i administracyjnego.

Obiegówka w pracy – na czym polega?

Obiegówka w miejscu pracy to dokument, który pracownik musi wypełnić przed odejściem z firmy – niezależnie od tego, czy jest to zakończenie umowy, zwolnienie, przejście na emeryturę, czy zmiana stanowiska w ramach organizacji.

Cel obiegówki w pracy:

• Potwierdzenie rozliczenia się z powierzonych zasobów – np. sprzętu służbowego, laptopa, telefonu, identyfikatora, samochodu firmowego.
• Zwrot dokumentów i kart dostępu – np. karty wejściowej, kluczy do biura, kart paliwowych.
• Uregulowanie spraw finansowych – w tym zwrot zaliczek, rozliczenie delegacji czy zaległych wypłat.
• Rozliczenie się z działem IT – zwrot kont e-mail, odcięcie dostępu do systemów firmowych, dezaktywacja konta w wewnętrznych narzędziach.
• Ostateczne potwierdzenie zakończenia współpracy – w celu wystawienia świadectwa pracy oraz wypłaty ostatniego wynagrodzenia.

Jak wygląda proces wypełniania obiegówki w firmie?

1. Pracownik otrzymuje dokument obiegowy od działu HR lub kadr.
2. W ciągu ostatnich dni pracy odwiedza poszczególne działy, by zebrać podpisy od odpowiedzialnych osób.
3. Zwrot sprzętu, dokumentów i rozliczenie zaległości.
4. Ostateczne przekazanie obiegówki do HR lub przełożonego.
5. Firma wydaje świadectwo pracy i finalizuje zakończenie współpracy.

Obiegówki w firmach są szczególnie ważne w dużych korporacjach, gdzie proces rozliczania pracowników jest bardziej sformalizowany.

Obiegówka w instytucjach publicznych i administracji

W niektórych instytucjach publicznych i urzędach również stosuje się karty obiegowe. Dotyczy to m.in.:

• Urządów miast i gmin – w przypadku zmiany miejsca zameldowania lub zakończenia pracy urzędnika.
• Placówek edukacyjnych – dla nauczycieli odchodzących na emeryturę lub zmieniających miejsce pracy.
• Szpitali i placówek medycznych – dla lekarzy, pielęgniarek i innych pracowników służby zdrowia kończących pracę w danej placówce.

Obiegówka w tych instytucjach ma na celu potwierdzenie, że dana osoba rozliczyła się z powierzonych jej dokumentów, sprzętu czy finansów.

Obiegówka w bibliotekach i instytucjach naukowych

Nie tylko studenci muszą rozliczyć się z biblioteką uczelnianą – obiegówki funkcjonują również w:

• Bibliotekach publicznych – w przypadku końca długoterminowego wypożyczenia specjalnych materiałów, np. archiwalnych dokumentów.
• Archiwach i instytutach badawczych – naukowcy korzystający z zasobów muszą przed zakończeniem współpracy zwrócić materiały i dokumenty.

Obiegówka biblioteczna to często jeden z elementów obiegówki studenckiej, a jej podpis jest niezbędny, aby ukończyć procedurę rozliczenia się z uczelnią.

Obiegówka w przypadku wynajmu mieszkań

Niektóre firmy zarządzające najmem mieszkań stosują system obiegówek dla najemców, szczególnie w akademikach, mieszkaniach służbowych czy lokalach komercyjnych.

Obiegówka najemcy może obejmować:

• Potwierdzenie zdania mieszkania w stanie nienaruszonym – weryfikacja stanu technicznego lokalu.
• Rozliczenie zaległości czynszowych i opłat za media.
• Zdanie kluczy i kart dostępu.

Podsumowanie

Karta obiegowa, popularnie zwana obiegówką, jest dokumentem używanym nie tylko na uczelniach, ale również w miejscach pracy, instytucjach publicznych, bibliotekach, a nawet przy wynajmie mieszkań. Służy do potwierdzenia, że dana osoba dopełniła wszelkich formalności przed opuszczeniem instytucji.

W przypadku pracy, obiegówka ma kluczowe znaczenie dla rozliczenia się ze sprzętem, dokumentami i wynagrodzeniem, natomiast na uczelniach jest niezbędna do odebrania dyplomu lub skreślenia z listy studentów.

Choć może wydawać się jedynie formalnością, wypełnienie karty obiegowej jest niezwykle ważne, aby uniknąć problemów administracyjnych w przyszłości.