Na czym polega skuteczna komunikacja w biznesie?

Umiejętności komunikowania się są nam potrzebne w każdej dziedzinie życia – towarzyskiego, społecznego, biznesowego. Komunikacja w biznesie przydaje się do sprawnego kierowania zespołem, udanej współpracy z pracownikami i przełożonymi, negocjowania, a także samodzielnego zdobywania i przetwarzania informacji. Najogólniej mówiąc, komunikacja i psychologia w biznesie to nieodłączny element wszystkich podejmowanych działań mających na celu doprowadzenie Cię do sukcesu. Zobacz, jak powinna wyglądać skuteczna komunikacja w biznesie i jak opanować tę sztukę.

Na czym polega komunikacja w biznesie?

Komunikacja w biznesie obejmuje wszystkie komunikaty werbalne i niewerbalne, które wysyłamy do naszych rozmówców, osób z otoczenia. Podobnie, jak w życiu prywatnym, również w pracy, liczy się sposób, w jaki rozmawiamy.

Każdy umie się komunikować, ale jedni robią to zaledwie na podstawowym poziomie, podczas gdy inni osiągają wyżyny w komunikacji i negocjacji w biznesie. Zapewne nie przyszło im to bez wysiłku, bo nawet urodzeni mówcy latami ćwiczą swoje umiejętności, doskonaląc formułowanie, a następnie wysyłanie komunikatów. Te należy opracowywać pod kątem kodów językowych, czyli indywidualnie dobierając słowa, ton wypowiedzi, uwzględniając przy tym odmienne wartości i sposoby porozumiewania się praktykowane przez każdą ze stron.

Dlatego też szczególnym wyzwaniem dla dzisiejszych przedsiębiorców i pracowników staje się komunikacja międzykulturowa w biznesie. Jednak tej sztuki, podobnie jak analityki i komunikacji w biznesie z naciskiem na negocjacje, rozwiązywanie konfliktów, przedstawianie idei można wypracować. Do czego dążymy? Do maksymalnego uproszczenia języka, aby z jednej strony był zrozumiały dla rozmówców, a z drugiej zgodny zasadami poprawnej polszczyzny, bogaty i merytoryczny.

Komunikacja werbalna w biznesie

Wbrew pozorom komunikacja werbalna w biznesie to nie tylko słowa. Oprócz nich liczy się także akcent i płynność mowy świadczące o kompetencjach i odpowiedzialności osoby komunikującej się. Jej rozmówcy dużą wagę przywiązują do tonu głosu, a potem do sygnałów werbalnych. Jednak, co niektórych może zdziwić, najważniejszym aspektem komunikacji w biznesie i codziennym życiu jest mowa ciała.

Komunikacja niewerbalna w biznesie

Komunikacja niewerbalna w biznesie ma ogromne znaczenie dla tego, jak jesteśmy postrzegani przez naszych rozmówców. Czy wiesz, że nieświadomie nawet 80% informacji o ludziach czerpiemy z ich zachowań i gestów. Uważna obserwacja dostarcza nam wiedzy, której nie otrzymamy z usłyszanych słów. Dlatego należy pamiętać o:

• prawidłowej postawie ciała – otwartość sugeruje spokojny wyraz twarzy, uśmiech, uniesiona głowa i swobodnie opadające ramiona,
• utrzymywaniu kontaktu wzrokowego – daje to poczucie bezpieczeństwa i pewność, że rozmówca jest szczery, zainteresowany rozmową,
• uśmiechu – to symbol pozytywnego nastawienia i dobrej energii, którą wyczuwa rozmówca,
• gestykulujące dłonie, dłonie na widoku – naturalna ekspresja wyrażana tą częścią ciała oznacza zaangażowanie w rozmowę i to, że zależy nam na jak najlepszym poinformowaniu rozmówcy. Ważny jest też uścisk dłoni na powitanie/pożegnanie,
• schludnym, zadbanym wyglądzie zewnętrznym – odpowiada on za pierwsze wrażenie i to, jak będziemy postrzegani przez naszego rozmówcę.

Porozumiewanie się z innymi ludźmi to głównie komunikacja niewerbalna. W biznesie jest ona niesłychanie ważna, ale nie czarujmy się – nawet najprzyjemniejsza aparycja, troska o przybieranie uśmiechu i swobodnej postawy ciała nie przyniesie rezultatów, jeżeli nie będzie poparta merytorycznymi, zrozumiałymi komunikatami słownymi.

Dlaczego komunikacja w biznesie jest ważna?

Zastanawiałeś się, jak to jest, że niektórzy ludzie sypią pomysłami jak z rękawa, a cokolwiek powiedzą to wywołuje jakieś reakcje otoczenia? Że odnoszą sukcesy choć mają mniejsze doświadczenie zawodowe od innych czy piastują niższe stanowiska? Komunikacja i psychologia w biznesie, które stoją na wysokim poziomie bez wątpienia przyczyniają się do tych osiągnięć.

Trudno przecenić znaczenie mediów i komunikacji w strukturach biznesowych. Umiejętności komunikacji i negocjacji w biznesie przydają się już na etapie rozmowy kwalifikacyjnej. Potem, gdy stajesz się częścią zespołu pomagają w nawiązywaniu i podtrzymywaniu relacji, rozwiązywaniu konfliktów. Z czasem, gdy awansujesz na kierownicze stanowisko psychologia i komunikacja w biznesie przydają się jeszcze bardziej do prowadzenia negocjacji, publicznych wystąpień, budowania wizerunku swojego i przedsiębiorstwa.

Komunikacja pisemna

Komunikacja pisemna w biznesie obejmuje wszystkie formy przekazu, które przybierają postać tekstu: maile, raporty, oferty handlowe, umowy, prezentacje, komunikaty wewnętrzne czy publikacje zewnętrzne. Skuteczna komunikacja pisemna wymaga jasności, precyzji i poprawności językowej. Powinna być dostosowana do odbiorcy – inny język stosujemy w oficjalnych pismach, a inny w codziennej korespondencji z zespołem.

Ważne zasady skutecznej komunikacji pisemnej:

• Zwięzłość – przekazuj treść krótko, ale konkretnie.
• Jasność – unikaj branżowego żargonu, jeśli nie masz pewności, że odbiorca go zna.
• Struktura – dziel tekst na logiczne akapity, stosuj nagłówki i punktory.
• Ton – zadbaj o kulturę wypowiedzi, nawet w sytuacjach stresowych lub konfliktowych.

Komunikacja cyfrowa

Komunikacja cyfrowa to dziś nieodłączny element funkcjonowania każdego biznesu. Obejmuje kontakt za pośrednictwem e-maili, komunikatorów, wideokonferencji, platform projektowych (np. Slack, MS Teams), a także obecność w social mediach.

Aby była skuteczna, warto pamiętać o:

• jasnym określeniu celu wiadomości (zwłaszcza w wiadomościach grupowych),
• odpowiednim doborze kanału (nie wszystko warto omawiać przez czat – czasem lepszy będzie telefon lub spotkanie online),
• kulturze komunikacji – emotikony czy skróty mogą być odebrane niejednoznacznie,
• reagowaniu w odpowiednim czasie – zbyt długie zwlekanie z odpowiedzią może zaburzyć rytm pracy zespołu.

W komunikacji cyfrowej szczególnie istotne jest dopasowanie stylu i języka do kontekstu oraz dbanie o czytelność – krótki, dobrze sformatowany przekaz zawsze działa lepiej niż rozbudowane bloki tekstu.

Przykłady różnic międzykulturowych

W środowisku międzynarodowym umiejętność komunikacji międzykulturowej jest kluczowa – to, co dla jednej kultury jest oznaką uprzejmości, w innej może zostać odebrane jako niegrzeczne lub zbyt bezpośrednie. Oto kilka praktycznych przykładów:

• Bezpośredniość vs. pośredniość
  W kulturach anglosaskich czy niemieckich preferowana jest jasna, konkretna komunikacja. Z kolei w krajach azjatyckich (np. Japonia, Chiny) unika się otwartej krytyki – przekazuje się ją subtelnie, by nie naruszyć twarzy rozmówcy.
• Stosunek do czasu
  W krajach zachodnich punktualność to podstawa. W kulturach południowych (np. Hiszpania, Brazylia) większą wagę przykłada się do relacji niż do ścisłych terminów.
• Hierarchia i dystans
  W Skandynawii i Holandii dominuje styl partnerski – bez względu na stanowisko, wszyscy są sobie równi. W Azji czy krajach arabskich ogromne znaczenie ma hierarchia – komunikacja z przełożonymi wymaga formalności i szacunku.
• Mowa ciała
  Gesty, mimika czy kontakt wzrokowy mogą mieć różne znaczenia – np. intensywne spojrzenie w USA świadczy o pewności siebie, w Japonii może być uznane za brak szacunku.

Zrozumienie i szacunek dla tych różnic to podstawa skutecznej komunikacji w zespole międzynarodowym oraz w kontaktach biznesowych z partnerami z innych krajów.

Jak poprawić swoją komunikację biznesową?

Możesz być świetnym specjalistą w swojej dziedzinie i posiadać dużą wiedzę nawet na skomplikowane tematy. Jednak brak umiejętności jej przekazania, dzielenia się doświadczeniem i skutecznej komunikacji w biznesie zwiastuje porażkę, a przynajmniej trudności w pracy z ludźmi. Na szczęście dobra wiadomość jest taka, że każdy może pracować nad sztuką komunikacji i psychologii w biznesie, zdobywając nowe kompetencje miękkie i rozwijając te już posiadane. Jak to zrobić?

• czytaj książki o komunikacji w biznesie,
• zapisz się na kurs/szkolenie/studia z komunikacji w biznesie organizowane np. przez https://www.uwe.edu.pl/,
• trenuj na co dzień, ćwicz zdobyte umiejętności w praktyce – zwłaszcza asertywność, aktywne słuchanie, przyjmowanie krytyki, odmowy, dbaj o swoją samoocenę.

W biznesie warto przestrzegać zbiorów reguł – komunikacja konstruktywna w biznesie nie stanowi przy tym wyjątku. Do najważniejszych zasad, jakich należy przestrzegać zalicza się:

• rzeczowe opisywanie,
• argumentowanie,
• konkretne i szczegółowe obserwowanie,
• rozwijanie inteligencji emocjonalnej,
• nieocenianie ludzi tylko ich działań i wyników,
• nieszufladkowanie,
• przekazywanie komunikatów w sposób spójny i upewnianie się, że zostały one prawidłowo zinterpretowane przez odbiorców.

Zwłaszcza w komunikacji interkulturowej w biznesie trzeba mieć świadomość występujących barier językowych, kulturowych. Nie można pozwolić sobie na powielanie stereotypów, czy ocenianie ludzi/sytuacji przez pryzmat dotychczasowych doświadczeń.