Czym zajmuje się specjalista ds. organizacji imprez i jakie możliwości daje ten zawód?

W dzisiejszych czasach rynek pracy jest miejscem pełnym ścieżek rozwoju i możliwości. Daje to absolwentom wiele perspektyw na przyszłość, ale może też budzić pytania i wątpliwości. Osoby kończące studia mogą zastanowić się nad tym, jaki kierunek zawodowy obrać i w jaki sposób najlepiej wykorzystać czas spędzony na uczelni. Zawodem, który budzi duże zainteresowanie, jest specjalista ds. organizacji imprez. Jakie wyzwania stawia przed osobami wkraczającymi w rynek pracy ten zawód? Co warto o nim wiedzieć?

Czym zajmuje się specjalista ds. organizacji imprez?

Specjalista ds. organizacji imprez lub specjalista ds. organizacji eventów - bo obie nazwy są w pełni poprawne, to osoba profesjonalnie zajmująca się organizacją i przygotowywaniem różnych wydarzeń. Mogą to być eventy o charakterze rozrywkowym, ale także branżowe takie jak targi, konferencje, wyjazdy integracyjne lub wystawy tematyczne. Do zadań takiej osoby oprócz samej organizacji może należeć koordynowanie współpracy z partnerami firmy i podwykonawcami.

Specjalista ds. organizacji imprez jest odpowiedzialny także za bieżące monitorowanie rynku i najnowszych trendów oraz działań konkurencji. Ma to na celu ciągłe ulepszanie i rozwijanie oferty firmy, w której pracuje oraz poszerzenie własnych kompetencji i wiedzy. W zakresie obowiązków może znaleźć się również sporządzenie raportów cyklicznych i prezentacji podsumowujących określone zadania.

Zależnie od wielkości firmy, stanowisko może być samodzielne lub podlegać pod większe struktury takie jak dział marketingu, czy promocji.

Specjalista ds. organizacji imprez - czy to zawód, który ma przyszłość?

Świat eventów, zwłaszcza przed pandemią koronawirusa, nieustannie się rozwijał. Dziś wiele się zmieniło, ale nie oznacza to, że praca specjalistów ds. organizacji imprez i wydarzeń masowych jest łatwiejsza… lub, że nie ma jej wcale! Wręcz przeciwnie! Teraz na specjalistów czeka więcej wyzwań, a to sprawia, że ta praca jest jeszcze bardziej fascynująca!

Od konferencji po gale z najwyższej półki, organizatorzy wydarzeń robią wszystko aby dany event był zapamiętany jak najdłużej. Dlatego ta rola jest idealna dla silnych osób z poczuciem wielozadaniowości, które nie boją się kreatywnej pracy. Specjaliści bardzo często odpowiadają za najdrobniejsze elementy takich wydarzeń, kierują logistyką, personelem czy aspektami technologicznymi. Niekiedy muszą też zarządzać zespołem, jeśli współpracują np. z cateringiem, zaopatrzeniem, scenografami, czy prezenterami.

Jakie szanse na znalezienie pracy ma specjalista ds. organizacji imprez? Tutaj do wyboru jest wiele ścieżek, które można dopasować do swoich zainteresowań.

• Organizator ślubów i weseli - to ogromna branża, która nigdy nie przestanie mieć swojego “złotego okresu”. Każda para marzy o tym, by ich wielki dzień był idealny i przebiegał bez zakłóceń. Profesjonaliści od organizacji takiego wydarzenia są więc dziś na wagę złota. Zwłaszcza że mamy coraz mniej czasu, więc przyszłe pary młode z chęcią szukają osób, które wyręczą ich w organizacji ślubu lub wesela.
• Zarządcy przestrzeni eventowej lub lokali są ekspertami od własnych “terenów”. Wiedzą dokładnie, jak zorganizować wielkie wydarzenie w swojej hali, czy innej przestrzeni, dla której pracują. Niezależnie od tego, czy jest to arena, sala koncertowa czy sala balowa, wiedzą, jaki układ, logistyka i atmosfera będą działać podczas różnych wydarzeń.
• Wiele organizacji non-profit polega na hojnych darczyńcach, aby utrzymać swoją działalność. Koordynatorzy darczyńców pomagają pozyskiwać te fundusze, organizując obiady, kolacje i inne imprezy służące zbieraniu funduszy. To świetny sposób na zachęcanie do darowizn i podziękowanie dawnym darczyńcom.
• Koordynatorzy mediów społecznościowych pracują nad promocją wydarzeń w mediach społecznościowych, aby zdobyć uczestników i wyeksponować wydarzenie i miejsce.
• Organizatorzy imprez masowych - koncertów, festiwali, i wszelkich innych wydarzeń na dużą skalę. Osoby, które pracują w tej dziedzinie mogą nawet obsługiwać wydarzenia na dużą skalę, takie jak targi, lub koordynować złożone harmonogramy konferencji dla tysięcy osób.

Jakie cechy powinien mieć idealny specjalista ds. organizacji imprez? Jakie studia powinien skończyć?

Planiści imprez koordynują, organizują i realizują wszelkiego rodzaju imprezy specjalne. Mogą pracować w różnych dziedzinach, zajmując się wszystkimi aspektami ślubów, przyjęć urodzinowych, rocznic lub spotkań firmowych. Idealny kandydat na to stanowisko powinien mieć ukończone wykształcenie wyższe, najlepiej z zakresu zarządzania lub marketingu. Nie jest to jednak wymóg obowiązkowy.

Wymogiem koniecznym natomiast jest ukończenie szkoły średniej i znajomość języków obcych, przynajmniej jednego języka (najczęściej angielskiego). Dodatkowo niezbędne może być posiadanie prawa jazdy kat. B, ponieważ często praca ta wymaga mobilności ze względu na współpracę z licznymi partnerami.

Poza wykształceniem i językami obcymi osoba, która najlepiej sprawdzi się na stanowisku specjalisty ds. organizacji imprez, powinna posiadać poniższe cechy:

• sumienność i pracowitość
• wysoko rozwinięte umiejętności komunikacji
• łatwość w nawiązywaniu i utrzymywaniu dobrych kontaktów z ludźmi
• kreatywność
• wysoka kultura osobista
• cierpliwość i opanowanie
• umiejętność szybkiego podejmowania decyzji
• zdolność koncentracji i podzielności uwagi
• umiejętność pracy pod presją czasu
• umiejętność skutecznego rozwiązywania problemów i konfliktów

Należy mieć też na uwadze, że praca ta może wymagać pracy w różnych miejscach, w zależności od organizowanego eventu. Wymagana jest więc duża elastyczność, otwartość na zmiany i wahające się godziny pracy.

Możliwości zatrudnienia specjalistów ds. organizacji imprez

Możliwości dla przyszłych specjalistów ds. organizacji imprez jest bardzo wiele. Przede wszystkim kandydatów rekrutują agencje branżowe, które specjalizują się w organizacji imprez i eventów, jednak to tylko jedna z możliwości. Zatrudnienia można szukać również w dużych firmach, gdzie stworzone zostały działy marketingu i promocji, a nawet w urzędach publicznych. To tylko niektóre z przykładów, ponieważ jest coraz większe zapotrzebowanie na kompetentnych pracowników w tej branży.

Na jakie zarobki można liczyć?

Zarobki w tej branży mogą zależeć od wielu czynników i trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Zazwyczaj kształtują się na poziomie 3-7 tys. zł brutto w zależności od zakresu obowiązków, stanowiska oraz doświadczenia osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Osoby na stanowiskach kierowniczych z racji wymagania szerszego zakresu kompetencji mogą liczyć na znacznie wyższe kwoty wynagrodzenia.